ТЕМА: примеры эффективного внедрения электронного документооборота

00/856231
17
Реферат
Документоведение

- 50%

250

500

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Важность безопасности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного бизнеса неоспорима. Способность принимать правильное решение и своевременно реагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка, зависит не только от таланта и опыта менеджеров. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько хорошо он организован в управлении документооборотом. Фактически, неэффективное использование накопленной информации (или, что еще хуже, ее потеря) может привести к потере всего бизнеса. В конце концов, информация или документ, не полученные вовремя, это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Следовательно, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Следует отметить, что потоки корпоративной деловой информации чрезвычайно разнообразны в источниках и формах ее представления. Однако их можно условно классифицировать в соответствии с формой хранения: электронными документами и бумажными документами. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как структурировано - в базах данных, так и неструктурировано). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, что создает значительные трудности в ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронного хранения (в частности, путем разработки электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь, все документы станут электронными, но, несомненно, будет преобладать электронная форма хранения документов. В этом случае термин «электронный документ» в этом контексте обычно понимается как текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический, видео или аудиофайл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ), и т. д. В настоящее время большинство российских предприятий предоставляют корпоративную информацию (контракты, прайс-листы, заказы, деловую переписку, финансовые документы и т. д.) как в бумажной форме, так и в электронном виде (часто неупорядоченные на файловом сервере). В этом случае почти неизбежно происходит дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, с преобладанием электронных форм хранения документов они не всегда эффективно используются. Необходимость эффективного управления электронными документами и привело к созданию систем электронного документооборота. Целью исследования является изучение примеров эффективного внедрения электронного документооборота. Задачи исследования: 1. Рассмотреть общие сведения о системах электронного документооборота; 2. Изучить систему управления электронным документооборотом; 3. Определить проблема внедрения электронного документооборота; 4. Охарактеризовать преимущества и недостатки электронного документооборота. Структура работы обусловлена выбранной целью и задачами исследования и состоит из введения, четырех параграфов, заключения, списка источников и литературы.

Воспользуйтесь услугами наших партнеров:

Центр профессиональной помощи студентам "ДипломНаука" был создан для оказания качественных услуг для помощи студентам. Команда профессиональных авторов поможет написать дипломную, контрольную или курсовую на заказ любой сложности, а также поможет с разработкой плана, подготовит вас к защите дипломного проекта.

Консультационное агентство "СТУДЕНТБРЯНСК" специализируется на написании дипломных, курсовых, рефератов, контрольных, эссе по экономике, менеджменту, маркетингу, истории, математике, рекламе и пиару, связям с общественностью, психологии и ряду узких дисциплин.

Рекомендуем также: